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  • AVIS DE MARCHÉ DE SERVICES - Numérisation des registres d’état civil au Sénégal

    14 décembre 2021

    AVIS DE MARCHÉ DE SERVICES

    Procédure restreinte internationale – Pré-qualification de candidats

    Numérisation des registres d’état civil au Sénégal

    DAO/SEN/S/2021/01

    DESCRIPTION DU PROJET

     

    1. Type de marché

    Prix unitaires

     

    2. Description du marché

    L’objectif du marché est d’inventorier les registres dans les centres d’état civil des communes du Sénégal et de scanner les actes non encore numérisés. Les prestations de numérisation concernent :

    • La mise en place de 4 pôles de numérisation des registres d’état civil répartis en 4 zones géographiques ;
    • La fourniture d’équipements pour réaliser l’ensemble des prestations de numérisation. Ceci concerne des ordinateurs portables sécurisés, des scanners, des onduleurs, des capacités sécurisées de stockage de données ainsi que les consommables associés et des moyens de transports adaptés de ces matériels ;
    • La mise en place d’un système de contrôle qualité des opérations de numérisation ;
    • L’élaboration d’un manuel de procédures de classement et de numérisation des registres ;
    • La mise en place d’une politique de gestion des risques ;
    • Le recrutement, sur 12 mois, pour chaque pôle de :
      • 10 équipes composées d’un binôme (un archiviste et un opérateur de numérisation),
      • 1 chef de pôle,
    • La formation de tous les agents recrutés ;
    • Le déploiement des équipes de numérisation sur le terrain ;
    • L’exécution des opérations de numérisation ;
    • Le stockage sécurisé des images des actes numérisés.

    Vu le caractère extrêmement sensible des données de l’état civil, le prestataire doit assurer la confidentialité totale de l’activité et devra veiller à garantir une parfaite sécurisation des lieux d’exécution des prestations et celle des données elles-mêmes.

     

    3. Nombre et intitulé des lots

    Un lot unique

     

    4. Budget maximal

    1 000 000 EUR

    CONDITIONS DE PARTICIPATION

     

    5. Éligibilité

    La participation au marché est ouverte aux personnes morales (participant soit individuellement, soit dans un groupement - consortium – de soumissionnaires) :

    1. La participation aux appels d’offres est ouverte à toute personne morale d’un État éligible conformément au Fonds fiduciaire d’urgence (FFU)
    2. La participation aux appels d’offres est ouverte aux organisations internationales (par nature quel que soit le lieu où elles siègent). Les Organisations Internationales n’ont en effet à ce titre pas de nationalité. Ce sont des entités formées par au moins deux États et reconnues comme telles par un État tiers. Leur acte fondateur les définit comme non sujettes aux lois nationales du pays de leur Siège ;
    3. Lorsque le financement couvre une opération mise en œuvre par l’intermédiaire d’une initiative régionale, la participation aux appels d’offres est ouverte à toute personne morale qui est éligible en vertu du point 1) ainsi qu’à toute personne morale d’un État participant à l’initiative concernée ;
    4. Lorsque le financement couvre une opération cofinancée avec un État tiers, la participation aux appels d’offres est ouverte à toute personne morale qui est éligible en vertu du point 1) ainsi qu’à toute personne morale éligible en vertu des règles dudit État tiers.

    La participation d'une entité inéligible entraînera l'élimination automatique de l'offre concernée.

     

    6. Nombre d'offres

    Les soumissionnaires peuvent soumettre une offre.

     

    7. Situations d'exclusion

    Dans le formulaire de soumission, les soumissionnaires doivent soumettre une déclaration signée, incluse dans le formulaire standard de soumission, selon laquelle ils ne se trouvent dans aucune des situations visées au point 2.2.2 du Guide des Procédures de passation de marché et règles d'attribution des contrats.

     

    8. Possibilités de sous-traitance

    La sous-traitance n’est pas autorisée.

     

    CALENDRIER PRÉVISIONNEL DES OPÉRATIONS

     

    9. Date prévue de commencement du marché

    15 mars 2022

     

    10. Durée de mise en œuvre du marché

    21 mois

     

    CRITÈRES DE SÉLECTION ET D'ATTRIBUTION

     

    11. Critères de sélection

    Les critères de sélection suivants seront appliqués aux soumissionnaires. Dans le cas où les offres seraient soumises par un consortium, ces critères de sélection s'appliqueront au consortium dans son ensemble :

    1. Capacité économique et financière du soumissionnaire

    a) Le chiffre d'affaires annuel moyen des trois dernières années (2018 – 2019 – 2020) du soumissionnaire doit être supérieur au budget annualisé maximal alloué au marché (soit le budget maximal stipulé dans l'avis de marché divisé par la durée initiale du marché en années, si supérieure à un an).

    b) Les résultats des bilans de deux années sur trois (2018 – 2019 – 2020) de référence doivent être positifs.

     

    1. Capacité professionnelle du soumissionnaire
    • Au moins 3 personnes faisant partie des effectifs du soumissionnaire travaillent actuellement dans des domaines en rapport avec le présent marché.
    • Au moins 20 % de l’ensemble des effectifs du soumissionnaire travaillant cette année dans des domaines en rapport avec le présent marché sont permanents.

     

    1. Capacité technique du soumissionnaire
    • Le soumissionnaire a mis en œuvre, au cours des trois dernières années au moins un projet dans les domaines en rapport avec le présent marché, pour un montant représentant au minimum 40% de la valeur du marché.

    Cela signifie que les marchés auxquels le soumissionnaire se réfère pourraient avoir commencé ou avoir été achevés à n'importe quel moment durant la période indiquée, mais ne doivent pas nécessairement avoir commencé et avoir été achevés durant cette période, ni avoir été exécutés pendant l'intégralité de ladite période. Le soumissionnaire peut se référer soit à des projets achevés pendant la période de référence (même si le projet a démarré avant cette période) ou à des projets qui ne sont pas encore achevés. Dans le premier cas, le projet sera pris en compte dans sa totalité à condition de prouver qu’il a été réalisé convenablement (déclaration du pouvoir adjudicateur compétent, acceptation définitive). Dans le cas d’un projet en cours de réalisation, seule la portion convenablement réalisée pendant la période de référence sera prise en considération à condition d’apporter la preuve adéquate et de détailler la valeur de cette portion convenablement réalisée.

    1. Le soumissionnaire a mis en œuvre, au cours des trois dernières années (2018 – 2019 – 2020), au moins deux projets en Afrique de l’Ouest. La mise en œuvre d’un projet au Sénégal sur la même période serait un atout.

     

    12. Critères d'attribution

    Offre économiquement la plus avantageuse.

     

    SOUMISSION DE L'OFFRE

     

    13. Date limite de réception des offres

    6 janvier 2022 à 12h, heure de Dakar

     

    14. Modalités de présentation des offres et renseignements à fournir

    Les offres doivent être rédigées uniquement au moyen du formulaire de soumission standard disponible ci-contre : Formulaire de soumission - marché Numérisation.docx - CIVIPOL Conseil  dont le modèle et les dispositions doivent être strictement respectés. Tout document supplémentaire (brochure, lettre, etc.) joint à l'offre ne sera pas pris en considération.

    Les offres sont présentées en un exemplaire original et deux copies. Les copies doivent être conformes à l’original. L’original et les deux copies seront scellés dans une enveloppe avec la mention "A ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres ».

    Les offres soumises de toute autre façon seront écartées.

     

    15. Modalités d'envoi des offres

    Les offres doivent être exclusivement transmises à l’adresse suivante : CIVIPOL - Cité Keur Gorgui Sacré cœur 3, immeuble 2K Amine, lot 10619, Dakar, Sénégal, à l’attention de l’expert en administration, finances et logistiques, (Tél. 78 455 70 21) avant le 6 janvier 2022 à 12h00 (heure de Dakar) date et heure limites, par lettre recommandée avec accusé de réception ou délivrée par porteur contre reçu, qui devra être signé par l’expert en administration, finances et logistiques ou son représentant.

     

    16. Langue

    Toutes les communications par écrit pour cette procédure d’appel d’offres et ce marché doivent être en français.

     

    17. Base juridique

    Le Guide des Procédures de passation de marché et règles d'attribution des contrats de CIVIPOL.

    Début de dépôt

    13 décembre 2021

    Date limite de réponse

    03 mars 2022

    Budget du marché

    1000000€

    Durée du projet

    24 mois

    Zone d'intervention

    Afrique

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