Chargé.e d’administration, de finances et de logistique

L’objectif principal du ou de la Chargé.e d’administration, de finance et de logistique est d’assister les experts principaux et les experts non-principaux lors de l’exercice de leurs activités quotidiennes dans le cadre de la mise en œuvre du projet.

Il (elle) sera amené(e) à travailler sur la gestion quotidienne du projet, incluant un appui à la logistique de diverses réunions et déplacements, et des tâches administratives de secrétariat et de suivi de comptabilité. Il (elle) sera rattaché(e) au chef de projet et au responsable de projet au siège de Civipol. Sans que cela soit limitatif, il (elle) sera chargé (e) :

Tâches de secrétariat 

• Gestion téléphonique : prendre des messages et fixer des RDV ;
• Assurer l'affranchissement et tri du courrier ;
• Gérer les agendas de l’équipe d’experts principaux ; 
• Créer et mettre à jour une liste de fournisseurs locaux ;
• Effectuer toute autre tâche administrative requise par l’équipe d’experts principaux et des autres experts non-principaux ;
• Appuyer la préparation des documents, livrables et rapports du projet (Termes de référence de l’expertise non-principale, livrables contractuels, comptes rendus de réunions etc.), de les mettre en page et de les classer.

Tâches de comptabilité

• Enregistrer les factures, de les classer et de les saisir sur SPICE (ERP) ;
• D’effectuer, sous la responsabilité du chef de projet, le suivi du budget alloué au fonctionnement du bureau ;
• De mettre à jour les tableaux de bord liés aux frais de fonctionnement du bureau local fournis par le siège de Civipol.

Tâches logistiques

• Appuyer l'organisation de divers séminaires, formations et réunions : réservations de salles, et de la restauration, gestion des déplacements de divers groupes, récupération des données des participations, réalisation et enregistrement des tableaux de présence ;
• Assurer et coordonner diverses tâches logistiques lors de la mise en place de séminaires, conférences, et autres réunions (réservation des billets d’avion, accueil des participants, suivi des feuilles de présence, etc…) ;
• Appuyer dans la préparation et le suivi des missions et déplacements du personnel du siège de Civipol ; 

L’ensemble de ces tâches sont assurées dans le respect des règles et procédures de Civipol. Le ou la Chargé.e d’administration, de finances et de logistique est basé.e au Caire . La prise de poste est souhaitée à compter de septembre.

Compétences attendues

• Outils bureautiques – maîtrise ; Word, Excel, PowerPoint
• Compétences linguistiques : français et anglais (lus, écrits, parlés), arabe serait un plus ;
• Connaissance de la ville du Caire indispensable ;
• Compétences en comptabilité concernant SPICE (saisie de caisse et banque) ; 
• BAC +2/+3 minimum 
• Rigueur et organisation 
• Sens relationnel 
• La connaissance de la coopération internationale est un atout 

Veuillez-nous envoyer vos candidatures (CV et lettre de motivation) par voie électronique aux adresses mail suivantes : 

• julianne.o-boulou@civipol.fr, Julianne ONGONG BOULOU
• eric.segura@experts.civipol.fr, Eric SEGURA

Merci de mentionner dans l’objet « Candidature poste de Chargé.e d’administration, de finances et de logistique».

Les candidatures incomplètes ne seront pas étudiées.